Ledenbeheer voor uw vereniging: wat hebt u echt nodig?
Een ledenlijst bijhouden, lidgeld opvolgen, nagaan wie nog lid is aan de ingang en het attest voor de mutualiteit maken. Er zijn drie manieren om dat te doen. Deze gids helpt u kiezen, ook als het antwoord niet MPass is.
Zonder registratie of bankkaart · uw testkaart in 1 minuut
T-7Q4K2M
M-MU-00384
Eén kaartmodel per activiteit
Basket
Volley
Zwemmen
Vechtsporten
Wielrennen
Golf
Theater
StudentenkringenHoe werkt het: 3 stappen
Kies uw activiteit
Voetbal, tennis, scouts, kring, koor… De kaart is al ontworpen in uw kleuren. Voeg uw logo toe.
Voeg uw leden toe
Eén voor één, of allemaal tegelijk met uw Excel-bestand. Elk lid krijgt zijn kaart per e-mail.
Scan aan de ingang
Het lid voegt zijn kaart met één klik toe aan zijn iPhone of Android. Aan de ingang scant u de QR-code met uw telefoon.
Wat MPass voor uw club doet
Lidkaarten in de Wallet
Elk lid voegt zijn kaart met één klik toe aan Apple Wallet of Google Wallet. Ze werkt zichzelf bij: niveau, geldigheid, vernieuwing.
Tickets en uitnodigingen
Maak een evenement, deel de link, scan aan de ingang met uw telefoon. Fuiven, wedstrijden, toernooien, gala’s.
Excel-import in één keer
Importeer uw ledenlijst (Excel of CSV): alle kaarten worden in één keer aangemaakt, met een link per lid.
Automatisch per e-mail
Elk lid krijgt zijn kaart per e-mail: de QR-code staat meteen in de mail, gewoon tonen aan de ingang, niets te installeren. Ideaal voor leden die minder vlot zijn met hun telefoon. Wallet blijft optioneel, en de link kan ook via sms of WhatsApp.
Gemaakt voor België
Interface in het Nederlands, Frans, Duits en Engels, kaarten in 4 talen, vooraf ingevuld attest voor de mutualiteit, vzw-vriendelijk.
Het lidgeld blijft bij de club
MPass komt niet aan het geld van uw leden: ze betalen de club zoals altijd (overschrijving, cash), u activeert hun kaart.
Drie manieren om uw leden te beheren
1. Een Excel- of Google Sheets-bestand. Voor een kleine vereniging met een vaste ledenlijst is dat vaak genoeg: een kolom per gegeven (naam, geboortedatum, e-mail, lidgeld betaald, vervaldatum) en één persoon die het bestand bijhoudt. Het kost niets. De zwakke punten zijn bekend: meerdere versies die rondgaan, geen herinnering wanneer een lidmaatschap vervalt, en aan de ingang ziet niemand of iemand nog lid is.
2. Een volledig platform voor ledenbeheer. Belgische platformen zoals Ledenbeheer.be, Twizzit of KLUBS bundelen online inschrijvingen, betalingen, lessen of trainingen, aanwezigheden en communicatie op één plek. Voor een club met veel lessen, cursussen of kampen is dat een sterke keuze. Reken wel op een maandelijks abonnement, vaak een prijs per lid boven een bepaald aantal, en enige tijd om alles in te stellen. Vergelijkt u specifiek met een van die platformen, lees dan onze vergelijking met Ledenbeheer of met Twizzit.
3. Een eenvoudige lidkaart in de Wallet, naast uw lijst. Veel kringen, vzw’s en kleine clubs hebben geen lessenrooster of online betalingen nodig, maar wel een actuele lidkaart, een herinnering bij de verlenging en het attest voor de mutualiteit. Dat doet MPass: elk lid krijgt een lidkaart in Apple Wallet of Google Wallet die zichzelf bijwerkt, u scant ze aan de ingang met uw eigen telefoon, en het attest maakt u vanuit de fiche van het lid. Uw ledenlijst importeert u uit Excel; MPass int geen lidgeld en neemt geen commissie.
Hoe kiest u? Stel uzelf drie vragen. Moeten leden zich online inschrijven en betalen voor lessen of kampen? Dan past een volledig platform. Wilt u vooral weten wie lid is en hen een kaart geven? Dan volstaat een lijst plus een digitale lidkaart. Is uw vereniging klein en verandert er weinig? Dan is Excel prima, eventueel met onze gratis Word-sjablonen hieronder.
Excel, platform of lidkaart in één oogopslag
| Excel / Google Sheets | Volledig platform | Lidkaart in de Wallet (MPass) | |
|---|---|---|---|
| Kost | Gratis | Maandelijks abonnement, vaak per aantal leden | Gratis tot 50 kaarten, daarna € 19 of € 49 excl. btw per maand |
| Online inschrijvingen en betalingen | Nee | Ja | Inschrijvingslink ja, betalingen nee (geen commissie) |
| Lessen, kampen, aanwezigheden | Nee | Ja | Nee |
| Lidkaart die zichzelf bijwerkt | Nee | Hangt af van het platform | Ja, in Apple Wallet en Google Wallet |
| Controle aan de ingang | Nee | Hangt af van het platform | Ja, QR-code scannen met elke telefoon |
| Attest voor de mutualiteit | Zelf opmaken in Word | Vaak ja | Ja, vanaf Essentieel |
| Ideaal voor | Kleine vereniging, vaste ledenlijst | Clubs met lessen, cursussen of kampen | Kringen, vzw’s en clubs die vooral een lidkaart en verlengingen willen |
Algemene vergelijking; de functies verschillen per platform. Controleer altijd de website van de aanbieder voor de actuele functies en prijzen.
Gratis sjablonen om te downloaden
Word-documenten die u meteen kunt invullen en aanpassen aan uw club. Geen e-mailadres nodig.
Het attest dat de club aan het lid geeft om de tegemoetkoming voor sport aan te vragen.
Formulier om een lid in te schrijven, met de AVG-vermelding en het portretrecht.
Kies uw sport, de kaart is klaar
Elke activiteit heeft haar design: kleuren, 3D-object, kaarttitel, formules. U voegt uw logo, uw teksten en de achterkant toe. Het design blijft coherent, uw leden herkennen hun club in één oogopslag.
Mijn testkaart maken
Eenvoudige prijzen, zonder commissie
Gratis
- 50 actieve kaarten of tickets
- 1 actief evenement
- Apple Wallet en Google Wallet
- Scanner op 1 telefoon
Essentieel
- 300 lidkaarten
- 150 tickets per maand
- Passen in NL, FR, DE en EN
- Attesten voor de mutualiteit
- Herinneringen bij vernieuwing
Pro
- 1.000 lidkaarten
- 300 tickets per maand
- Excel-import: alle kaarten in één keer
- Onbeperkt evenementen
- Zonder MPass-vermelding
Zonder verbintenis. 7 dagen gratis proberen, zonder bankkaart. MPass int geen lidgeld: uw leden betalen de club zoals altijd.
Prijzen excl. btw; de btw van uw land wordt bij de betaling toegevoegd. Veilige betaling met kaart via Paddle, onze wederverkoper (Merchant of Record). Algemene voorwaarden · Terugbetaling.
Veelgestelde vragen
Wat is ledenbeheer precies?
Ledenbeheer is alles wat een vereniging doet om haar leden op te volgen: de ledenlijst bijhouden, lidgeld innen of opvolgen, lidmaatschappen verlengen, attesten maken (bijvoorbeeld voor de mutualiteit) en controleren wie toegang heeft tot activiteiten.
Is Excel genoeg voor het ledenbeheer van een vzw?
Voor een kleine vzw met een vaste ledenlijst vaak wel. Zodra meerdere bestuursleden het bestand moeten gebruiken, lidmaatschappen op verschillende momenten vervallen of u aan de ingang wilt controleren, wordt een gedeeld hulpmiddel handiger.
Wat kost software voor ledenbeheer?
Dat loopt sterk uiteen. Volledige platformen rekenen meestal een maandelijks bedrag, soms met een toeslag per lid boven een drempel, en een kost per online betaling. MPass is gratis tot 50 actieve kaarten en kost daarna € 19 excl. btw per maand (tot 300 kaarten) of € 49 (tot 1.000 kaarten).
Kan ik mijn ledenlijst uit Excel overnemen?
Ja. MPass (Pro) importeert Excel- en CSV-bestanden; elk lid krijgt daarna zijn lidkaart per e-mail. Met Essentieel voegt u leden één voor één toe of via een inschrijvingslink die ze zelf invullen.
Maakt MPass het attest voor de mutualiteit?
Ja, met Essentieel: vanuit de fiche van het lid, met de gegevens van de club, het lidgeld en de periode al ingevuld.
Is dit in orde met de GDPR?
Ja. De gegevens staan in Europa, u exporteert of wist een lid met één klik en u krijgt een verwerkersovereenkomst. De vereniging blijft verantwoordelijk voor de gegevens van haar leden.