Modèle de procès-verbal d’assemblée générale d’association
Le procès-verbal garde la trace de ce que l’assemblée générale a décidé : comptes approuvés, cotisation, nouveaux dirigeants. Voici deux modèles Word gratuits, l’un pour l’AG annuelle, l’autre pour l’AG qui crée l’association, et la façon de bien les remplir.
- Le PV n’a pas de forme imposée par la loi, mais vos statuts peuvent en fixer les règles.
- Il indique la date, le lieu, les présents, l’ordre du jour et le résultat de chaque vote.
- Il est signé par le président et le secrétaire de séance, avec la feuille de présence en annexe.
- Le PV de l’assemblée constitutive est à joindre à la déclaration de l’association.
L’AG annuelle : rapport moral, comptes, quitus, cotisation, budget, élections. Résolutions et votes prêts à remplir.
L’AG qui crée l’association : adoption des statuts, premiers dirigeants, pouvoirs pour la déclaration.
Ce que doit contenir un procès-verbal d’AG
La loi de 1901 n’impose pas de modèle de procès-verbal. Vos statuts peuvent prévoir des règles (qui signe, où il est conservé). En pratique, un PV complet contient :
- Le nom de l’association, la date, l’heure et le lieu de la réunion (ou la mention de la visioconférence).
- Qui a convoqué l’assemblée, et quand.
- Le nombre de membres présents et représentés, et si le quorum prévu par les statuts est atteint.
- Le président et le secrétaire de séance.
- L’ordre du jour.
- Pour chaque point : un résumé des débats et le texte de la décision, avec le résultat du vote (pour, contre, abstentions).
- L’heure de clôture et les signatures.
Le PV relate des décisions, pas toute la discussion : un résumé de quelques lignes par point suffit. Ce qui compte, c’est que chaque décision soit écrite clairement et que le résultat du vote soit indiqué.
L’assemblée générale ordinaire, résolution par résolution
| Résolution | Ce qu’on y écrit |
|---|---|
| Rapport moral | Le bilan de l’année présenté par le président : activités, nombre d’adhérents, événements, projets. L’assemblée l’approuve par un vote. |
| Rapport financier | Recettes, dépenses, résultat et trésorerie, présentés par le trésorier. L’assemblée approuve les comptes. |
| Quitus | L’assemblée reconnaît que les dirigeants ont bien géré l’exercice. |
| Cotisation | Le montant pour la saison suivante, par catégorie de membre. |
| Budget prévisionnel | Les recettes et dépenses prévues pour l’année qui vient. |
| Élections | Les mandats qui se terminent, les candidats, les élus et leur nombre de voix. |
Attention aux « questions diverses » : l’assemblée ne peut pas voter sur un sujet qui ne figurait pas à l’ordre du jour envoyé avec la convocation. On peut en parler, on décidera lors d’une prochaine assemblée.
Avec MPass, chaque adhérent reçoit sa carte dans Apple Wallet ou Google Wallet, avec sa date de validité et un QR code à scanner à l’entrée. Gratuit jusqu’à 50 cartes, sans commission : les cotisations restent payées à l’association.
Après l’assemblée
- Signez le PV rapidement : président et secrétaire de séance, avec la feuille de présence en annexe.
- Conservez-le avec les PV précédents, sur papier ou en PDF : la banque, un financeur ou la mairie peuvent vous le demander.
- Déclarez les changements dans les trois mois sur service-public.fr si l’assemblée a modifié les statuts ou changé les dirigeants.
- Envoyez un compte rendu aux adhérents : c’est souvent le PV lui-même, ou un résumé.
- Mettez à jour les adhésions si la cotisation a changé. Avec MPass, la nouvelle saison s’affiche sur la carte d’adhérent de chaque membre dès qu’il renouvelle, et le scan refuse les cartes expirées.
Vous créez votre association ? Commencez par le modèle de statuts loi 1901 : le PV de l’assemblée constitutive l’accompagne pour la déclaration.
Questions fréquentes
Qui signe le procès-verbal d’assemblée générale ?
En général le président de séance et le secrétaire de séance. Vérifiez vos statuts : ils peuvent prévoir d’autres signataires.
Le procès-verbal doit-il être envoyé à la préfecture ?
Non, pas pour une AG ordinaire. Il ne se transmet que si l’assemblée a modifié les statuts ou changé les dirigeants : vous déclarez alors ces changements sur service-public.fr dans les trois mois, avec le PV.
Une AG peut-elle se tenir en visioconférence ?
Oui si vos statuts le prévoient ou ne l’interdisent pas. Indiquez-le dans la convocation et dans le PV, et prévoyez un moyen de vote fiable.
Que mettre dans le rapport moral ?
Le bilan de l’année par le président : les activités menées, l’évolution du nombre d’adhérents, les événements marquants, les difficultés et les projets pour l’année suivante. Une page suffit.
Combien de temps garder les procès-verbaux ?
Aucune durée n’est fixée par la loi de 1901. Conservez-les tant que l’association existe : ils prouvent les décisions prises, les comptes approuvés et les dirigeants élus.
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