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Mitgliedsausweis für Ihren Verein erstellen: Schritt für Schritt

Aktualisiert 2026-10-08 · MPass

Ein Mitgliedsausweis zeigt, dass jemand zu Ihrem Verein gehört, öffnet den Zugang zu Vorteilen und lässt sich am Einlass kontrollieren. So erstellen Sie ihn an einem Nachmittag, ob gedruckt oder direkt auf dem Handy Ihrer Mitglieder.

1. Klären Sie, wofür der Ausweis gedacht ist

Bevor Sie ein Gestaltungsprogramm öffnen, notieren Sie, wofür der Ausweis tatsächlich verwendet wird. Die meisten Vereine brauchen einen oder mehrere dieser Punkte:

• Nachweis der Mitgliedschaft: Das Mitglied zeigt ihn vor, um ins Vereinsheim, ins Schwimmbad oder in die Umkleide zu kommen.
• Zutrittskontrolle: Ein Ehrenamtlicher prüft ihn am Eingang eines Spiels, einer Feier oder der Mitgliederversammlung.
• Vorteile: Rabatte bei Partnergeschäften, ein Freigetränk, ermäßigter Eintritt.
• Nachweise: Manche Krankenkassen und Arbeitgeber verlangen eine Bestätigung, dass der Mitgliedsbeitrag bezahlt wurde.

Wird der Ausweis am Einlass kontrolliert, braucht er etwas, das sich schnell prüfen lässt, etwa ein groß gedrucktes Ablaufdatum oder einen QR-Code. Ist er nur ein Andenken, genügt eine schöne Gestaltung.

2. Wählen Sie die Angaben auf dem Ausweis

Weniger ist mehr. Ein Ausweis, der alles zeigen will, wird unleserlich. Diese fünf Felder decken fast jeden Verein ab:

1. Vereinsname und Logo.
2. Vor- und Nachname des Mitglieds.
3. Eine Mitgliedsnummer, die für jedes Mitglied eindeutig ist.
4. Die Kategorie: Erwachsene, Jugend, Familie, Fördermitglied, Ehrenmitglied.
5. Das Ablaufdatum, zum Beispiel „Gültig bis 30.06.2027“.

Optional: ein Foto (praktisch für Fitnessstudios und Schwimmbäder), die Saison, eine Notfallnummer oder eine kurze Liste der Vorteile auf der Rückseite. In unserem Ratgeber zur Mitgliedsausweis-Vorlage finden Sie Beispiele für verschiedene Vereinsarten.

3. Wählen Sie das Format: gedruckt oder digital

Ein gedruckter Ausweis ist vertraut und funktioniert auch für Mitglieder ohne Smartphone. Er bringt aber Kosten mit sich, die man leicht vergisst: Drucken, Laminieren, Verschicken oder Verteilen, und das Ganze noch einmal, wenn jemand verlängert oder seinen Ausweis verliert.

Eine digitale Karte liegt in Apple Wallet (iPhone) oder Google Wallet (Android), also in den Apps, die schon für Bordkarten und Konzerttickets genutzt werden. Mitglieder fügen sie mit einem Tippen hinzu, sie funktioniert offline, und wenn Sie eine Mitgliedschaft verlängern, ändert sich die Karte auf dem Handy von selbst. Für Mitglieder ohne Smartphone können Sie den QR-Code ihrer Karte trotzdem ausdrucken.

Viele Vereine setzen inzwischen standardmäßig auf die digitale Karte und drucken nur auf Wunsch.

4. Gestalten Sie den Ausweis

Für einen gedruckten Ausweis nehmen Sie das übliche Scheckkartenformat (85,6 × 54 mm), damit er in jede Geldbörse und jede Kartenhülle passt. Die Druckeinstellungen finden Sie in unserem Ratgeber zur Größe des Mitgliedsausweises. Halten Sie den Hintergrund schlicht, verwenden Sie Ihre Vereinsfarben und setzen Sie Name und Ablaufdatum als größten Text.

Bei einer Wallet-Karte geben Apple und Google das Layout vor, damit jede Karte gut lesbar ist. Sie wählen Farben, Logo, Felder und den Text auf der Rückseite. Mit MPass starten Sie mit einem fertigen Design für Ihre Sportart oder Tätigkeit (Fußball, Tennis, Chor, Pfadfinder und 90 weitere) und fügen Ihr Logo hinzu.

5. Vergeben Sie Mitgliedsnummern

Geben Sie jedem Mitglied eine Nummer, die sich nie ändert, auch nicht bei der Verlängerung. Ein einfaches Muster reicht: ein Kürzel für den Verein oder die Abteilung, dann eine laufende Nummer (FC-00142, SW-00098). Führen Sie die Liste in einer Tabelle oder Ihrer Mitgliederverwaltung, damit Sie jedes Mitglied in Sekunden finden.

6. Bringen Sie die Ausweise zu Ihren Mitgliedern

Gedruckte Ausweise: beim ersten Training oder bei der Mitgliederversammlung verteilen oder per Post schicken. Rechnen Sie mit einigen Wochen, bis alle ihren Ausweis haben.

Digitale Karten: Schicken Sie jedem Mitglied einen persönlichen Link per E-Mail, WhatsApp oder SMS. Es öffnet ihn auf dem Handy und tippt auf „Zu Apple Wallet hinzufügen“ oder „Zu Google Wallet hinzufügen“. Mit MPass importieren Sie Ihre gesamte Mitgliederliste aus Excel, und alle Mitglieder erhalten ihre Karte in einem Durchgang per E-Mail.

7. Kontrollieren Sie die Ausweise am Einlass

Ein Ehrenamtlicher prüft das Ablaufdatum oder, besser, scannt den QR-Code mit dem Handy. Der Scanner zeigt sofort, ob die Karte gültig, abgelaufen oder unbekannt ist. Das kann ein laminierter Ausweis nicht. Details lesen Sie in Einlasskontrolle per QR-Code.

8. Denken Sie an die Verlängerung

Die eigentliche Arbeit beginnt am Saisonende. Legen Sie schon jetzt fest, wie Mitglieder verlängern, wie Sie sie erinnern und was mit den Ausweisen derer passiert, die nicht verlängern. Bei einer digitalen Karte verschieben Sie das Ablaufdatum, und die Karte aktualisiert sich selbst; wer nicht verlängert, sieht einfach eine abgelaufene Karte. Unsere Vorlagen für Erinnerungs-E-Mails helfen dabei.

Was kostet das?

Ein gedruckter Ausweis kostet Papier, Tinte, Laminierfolien und die Zeit Ihrer Ehrenamtlichen, und zwar jede Saison. Eine digitale Karte mit MPass ist bis 50 aktive Karten kostenlos, ohne zeitliche Begrenzung. Größere Vereine zahlen einen monatlichen Betrag, ohne Provision auf Mitgliedsbeiträge. Hier finden Sie alle Preise.

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