Alle gidsen

Een lidkaart maken voor uw vereniging, stap voor stap

Bijgewerkt 2026-10-08 · MPass

Een lidkaart bewijst dat iemand lid is van uw club, geeft toegang tot voordelen en laat u leden controleren aan de ingang. Zo maakt u er in één namiddag een, of u ze nu print of op de smartphone van uw leden zet.

1. Bepaal waarvoor de kaart dient

Voor u een ontwerpprogramma opent, schrijft u op waarvoor de kaart echt gebruikt zal worden. De meeste verenigingen hebben een of meer van deze functies nodig:

• Bewijs van lidmaatschap: het lid toont de kaart om binnen te mogen in het clubhuis, het zwembad of de kleedkamers.
• Toegangscontrole: een vrijwilliger controleert de kaart aan de ingang van een wedstrijd, een feest of een algemene vergadering.
• Voordelen: korting bij partnerwinkels, een gratis drankje, een lagere ticketprijs.
• Administratie: sommige ziekenfondsen en werkgevers vragen een bewijs dat het lid zijn lidgeld heeft betaald.

Wordt de kaart aan de ingang gebruikt, dan heeft ze iets nodig wat een vrijwilliger snel kan controleren, zoals een vervaldatum in grote letters of een QR-code. Is het enkel een aandenken, dan volstaat een mooi ontwerp.

2. Kies de gegevens op de kaart

Minder is meer. Een kaart die alles wil tonen, wordt onleesbaar. Deze vijf velden volstaan voor bijna elke vereniging:

1. De naam en het logo van de club.
2. De volledige naam van het lid.
3. Een lidnummer, uniek per lid.
4. De categorie: volwassene, jeugd, gezin, supporter, erelid.
5. De vervaldatum, bijvoorbeeld “Geldig tot 30/06/2027”.

Optioneel: een foto (handig voor fitnesszalen en zwembaden), het seizoen, een noodnummer of een korte lijst met voordelen op de achterkant. In onze gids met sjablonen voor een lidkaart vindt u voorbeelden voor verschillende soorten verenigingen.

3. Kies een vorm: geprint of digitaal

Een geprinte kaart is vertrouwd en werkt ook voor leden zonder smartphone. Ze heeft wel kosten die men snel vergeet: printen, lamineren, opsturen of uitdelen, en alles opnieuw doen wanneer iemand zijn lidmaatschap vernieuwt of zijn kaart verliest.

Een digitale kaart staat in Apple Wallet (iPhone) of Google Wallet (Android), de apps die mensen al gebruiken voor instapkaarten en concerttickets. Leden voegen ze met één tik toe, ze werkt offline, en wanneer u een lidmaatschap verlengt, past de kaart zich vanzelf aan op hun telefoon. Voor leden zonder smartphone kunt u de QR-code van hun kaart gewoon printen.

Veel verenigingen gebruiken vandaag standaard een digitale kaart en printen enkel op vraag.

4. Ontwerp de kaart

Voor een geprinte kaart gebruikt u het standaardformaat van een bankkaart (85,6 × 54 mm), zodat ze in elke portefeuille en elk kaarthoesje past. In onze gids over de afmeting van een lidkaart vindt u de drukinstellingen. Houd de achtergrond eenvoudig, gebruik de clubkleuren en maak de naam en de vervaldatum de grootste tekst op de kaart.

Voor een Wallet-kaart leggen Apple en Google de opmaak vast, zodat elke kaart leesbaar is. U kiest de kleuren, het logo, de velden en de tekst op de achterkant. Met MPass vertrekt u van een kant-en-klaar ontwerp voor uw activiteit (voetbal, tennis, koor, scouts en 90 andere) en voegt u uw logo toe.

5. Nummer uw leden

Geef elk lid een nummer dat nooit verandert, ook niet bij een verlenging. Een eenvoudig patroon werkt prima: een voorvoegsel voor de club of de afdeling, gevolgd door een volgnummer (FC-00142, ZW-00098). Bewaar de lijst in een rekenblad of in uw ledensoftware, zodat u een lid in enkele seconden terugvindt.

6. Bezorg de kaarten aan uw leden

Geprinte kaarten: deel ze uit op de eerste training of de algemene vergadering, of stuur ze op. Reken op enkele weken voor iedereen de zijne heeft.

Digitale kaarten: stuur elk lid een persoonlijke link via e-mail, WhatsApp of sms. Het lid opent de link op zijn telefoon en tikt op “Voeg toe aan Apple Wallet” of “Toevoegen aan Google Wallet”. Met MPass importeert u uw volledige ledenlijst uit Excel en ontvangt elk lid in één keer zijn kaart per e-mail.

7. Controleer de kaarten aan de ingang

Een vrijwilliger kijkt naar de vervaldatum of, beter nog, scant de QR-code met een telefoon. De scanner toont meteen of de kaart geldig, vervallen of onbekend is, iets wat een gelamineerde kaart niet kan. Lees hoe u leden incheckt met een QR-code voor de details.

8. Denk nu al aan de verlengingen

Het echte werk begint op het einde van het seizoen. Bepaal nu hoe leden hun lidmaatschap verlengen, hoe u hen eraan herinnert en wat er gebeurt met de kaarten van leden die niet verlengen. Met een digitale kaart verlengt u de vervaldatum en werkt de kaart zichzelf bij; leden die niet verlengen, zien gewoon een vervallen kaart. Onze voorbeeldmails om aan het lidgeld te herinneren helpen u op weg.

Wat kost het?

Een geprinte kaart kost papier, inkt, lamineerhoesjes en vrijwilligerstijd, elk seizoen opnieuw. Een digitale kaart met MPass is gratis tot 50 actieve kaarten, zonder tijdslimiet. Grotere verenigingen betalen een maandbedrag, zonder commissie op het lidgeld. Bekijk alle prijzen.

Veelgestelde vragen

Lees ook