Mail de relance de cotisation : 4 modèles à copier
La plupart des membres qui ne renouvellent pas n’ont pas décidé de partir. Ils ont simplement oublié, ou comptaient le faire plus tard. Une courte série de relances, envoyées au bon moment, en ramène la plupart.
- Envoyez quatre e-mails : un mois avant, une semaine avant, le jour même et deux semaines après.
- Indiquez le montant, la date limite et le moyen de paiement dès les premières lignes.
- Une seule action claire par e-mail : « Renouveler maintenant ».
- Si la carte expire d’elle-même, la relance devient visible à l’entrée aussi.
Quand les envoyer
| Quand | Objectif | |
|---|---|---|
| 1. Premier avis | 30 jours avant l’expiration | Annoncer le renouvellement et le tarif |
| 2. Rappel | 7 jours avant | Relancer ceux qui comptaient le faire plus tard |
| 3. Dernier rappel | Le jour de l’expiration | Créer l’urgence, dire ce qui change |
| 4. Membre non renouvelé | 14 jours après | Faire revenir, demander pourquoi |
Modèle 1 : premier avis
Objet : Votre adhésion pour la saison prochaine
Bonjour [prénom],
Votre adhésion à [club] est valable jusqu’au [date]. Le renouvellement pour la saison prochaine est ouvert : [tarif] pour la catégorie [catégorie].
Pour renouveler, [moyen de paiement : virement sur le compte…, lien de paiement…].
Merci de faire partie du club,
[nom], [fonction]
Modèle 2 : rappel
Objet : Plus qu’une semaine pour renouveler
Bonjour [prénom],
Petit rappel : votre adhésion se termine le [date]. Le renouvellement prend deux minutes : [moyen de paiement].
C’est déjà fait ? Merci, vous pouvez ignorer cet e-mail.
[nom]
Choisissez votre activité, saisissez le nom de votre club et ajoutez la carte à Apple Wallet ou Google Wallet. Gratuit, sans inscription.
Modèle 3 : dernier rappel
Objet : Votre adhésion se termine aujourd’hui
Bonjour [prénom],
Votre adhésion à [club] se termine aujourd’hui. Dès demain, votre carte apparaîtra comme expirée à l’entrée et [avantage : accès aux entraînements, tarif membre, assurance] prendra fin.
Renouvelez maintenant : [moyen de paiement].
[nom]
Modèle 4 : membre non renouvelé
Objet : Vous nous manquez à [club]
Bonjour [prénom],
Votre adhésion s’est terminée il y a deux semaines. Si vous souhaitez revenir, il est encore possible de renouveler : [moyen de paiement].
Si vous avez décidé d’arrêter, pourriez-vous nous dire pourquoi en une ligne ? Cela nous aide à améliorer le club.
[nom]
Conseils pour augmenter les renouvellements
- Utilisez un vrai nom d’expéditeur, comme celui du secrétaire, pas « no-reply ».
- Restez bref : tarif, date limite, comment payer. Les détails vont sur votre site.
- Retirez les membres qui ont payé de l’envoi suivant ; rien n’agace plus un membre qu’une relance reçue après avoir payé.
- Rappelez ce qu’ils conservent : l’équipe, la saison, le tarif membre aux événements.
- Faites expirer la carte : quand la carte de membre n’est plus valable à l’entrée, la relance devient concrète.
Automatiser les relances
Envoyer ces e-mails à la main, c’est faisable pour 30 membres, pas pour 300. MPass envoie automatiquement les rappels de renouvellement avec les formules Essential et Pro, et quand vous renouvelez un membre, sa carte dans Apple Wallet ou Google Wallet se met à jour avec la nouvelle date. Les membres continuent de payer le club comme aujourd’hui. Voir les formules ou essayer une carte gratuitement.
Questions fréquentes
Quand envoyer une relance de cotisation ?
Un bon rythme : 30 jours avant l’expiration, 7 jours avant, le jour même, puis 14 jours après pour les membres qui n’ont pas renouvelé.
Que doit contenir un mail de relance de cotisation ?
La date d’expiration, le tarif, le moyen de paiement et une seule action claire. Gardez les détails pour votre site.
Combien de relances, c’est trop ?
Quatre e-mails sur six semaines est un bon maximum, à condition que les membres qui ont déjà payé ne les reçoivent plus.
Choisissez votre activité, saisissez le nom de votre club et ajoutez la carte à Apple Wallet ou Google Wallet. Gratuit, sans inscription.
À lire ensuite
Comment recruter de nouveaux membres pour votre club : 15 idées qui marchent
15 idées pour recruter de nouveaux membres dans votre club ou association : portes ouvertes, parrainage, séance d’essai, partenaires et réseaux sociaux.
Comment vendre des billets pour un événement de club sans payer de commission
Les plateformes de billetterie prennent une commission sur chaque billet. Voici comment vendre les billets de vos soirées, matchs et galas sans commission.
Comment créer une carte de membre pour votre club, étape par étape
Créer une carte de membre pour votre club ou association : infos à indiquer, carte à imprimer ou numérique, envoi aux membres et contrôle à l’entrée.